הפקת אירועי ספורט לעיריות, לארגונים ולבתי ספר: מהתכנון ועד הטקס

אפיון ותכנון האירוע

כל הפקה מתחילה בשלב התכנון והאפיון של צרכי המזמין: מי קהל היעד, כמה משתתפים צפויים, באיזה מתחם וכמה ימים. מתוך השיחה הזאת נגזרים גודל האירוע וסגנונו, לוח הזמנים, פורמט המשחקים והיקף המעטפת שתידרש. מהאפיון יוצא מסמך תכנון שמרכז את לוח הזמנים, את פורמט המשחקים ואת חלוקת האחריות בין הצוות שלנו לבין המזמין, כך שלכל שלב ביום האירוע יש גורם אחראי מוגדר מראש. בתום האפיון מוגשת הצעה מסודרת שמפרטת מה כלול בהפקה, לפי היקף האירוע, המתחם, הציוד הנדרש והפרסים, כדי שכל הצדדים יידעו בדיוק לאן הם הולכים.

אישורי רשויות לאירוע ספורט

אירוע ספורט עירוני מחייב אישורים לפני שהוא יוצא לדרך: אישור הרשות המקומית לקיום האירוע במתחם, תיאום מול מחלקת הספורט ומול הגורמים האחראים על הבטיחות, והיערכות לכל מה שהאישורים מחייבים בשטח. אנחנו מטפלים בתהליך מול הרשויות מרגע האפיון ועד קבלת האישור, ומלווים את המזמין בהגשות ובתיאומים. התהליכים האלה אורכים זמן, ולכן כדאי לפנות מוקדם ככל האפשר: ככל שנתחיל מוקדם יותר, כך קל יותר להתאים את התאריך, את המתחם ואת היקף האירוע לצרכים שלכם ולהגיע ליום האירוע כשהכול מסודר.

הרישוי כבד במיוחד בטורנירים העירוניים הגדולים, ואת כולם תמצאו בעמוד הכדורגל:

הפקת טורניר כדורגל

ביטוח אירוע ספורט

ביטוח האירוע הוא חלק קבוע מהמעטפת שאנחנו מספקים, ולא תוספת שנזכרים בה ברגע האחרון. הכיסוי נבנה לפי אופי האירוע: מספר המשתתפים, קהל היעד, סוג המשחקים והמתחם שבו הם מתקיימים, לצד הדרישות של הרשות המזמינה ושל בעל המתחם. אנחנו מסדירים את הביטוח מול הגורמים הרלוונטיים ומוודאים שהאישורים בתוקף לפני היום הראשון של האירוע, יחד עם יתר אישורי הרשויות. כך המזמין מקבל אירוע שמתנהל בתוך מסגרת מסודרת, והמשתתפים, המשפחות והצוותים יודעים שהמגרש שעליו הם משחקים מכוסה כנדרש.

צוות הקמה והפקה

לכל אירוע, קטן כגדול, עומד צוות קבוע של אנשי מקצוע: צוות הקמה שמעמיד את המתחם, מנהלי משחקים בזירה, וצוות הפקה שמנהל את היום מהבוקר ועד הטקס. במסגרתנו נמצאים אנשי המפתח והעובדים מהטובים ביותר בתחומם, בהם צלמים, קמפיינרים, גרפיקאים ועורכים, וכולם עובדים תחת ניהול אחד. גיוס הצוות והתאמתו להיקף האירוע נעשים כבר בשלב ההפקה המוקדמת, כך שביום האירוע יש כתובת אחת לכל שאלה, והמזמין אינו נדרש לתאם בעצמו בין ספקים נפרדים.

ציוד, הובלה והקמת המתחם

אספקת הציוד והובלתו למתחם הן באחריותנו, ואיתן ההקמה עצמה: המגרשים, הזירה, הריהוט, ההגברה, התצוגה וכל מה שהאירוע מבקש מגיעים לפי לוח זמנים מתוכנן, מוקמים וממותגים במקום, ומפורקים בסיום. המתחם נבנה במקום שתבחרו, בכל הארץ, מחדרה ועד אילת: במגרשים עירוניים, בספורטקים, בבתי ספר ובאצטדיונים. התכנון מותאם לשטח הקיים, למספר המשתתפים הצפוי ולסגנון האירוע, כך שהמזמין מקבל מתחם אחד שלם ולא רשימה של ספקים שצריך לתאם ביניהם.

צילום ותיעוד האירוע

צילום סטילס ווידאו מלווה את האירוע לאורך כל היום, מההקמה ועד חלוקת הגביעים. הצלמים והעורכים שלנו מתעדים את המשחקים, את הקהל ואת הרגעים שסביב הזירה, והחומרים נערכים לאחר האירוע. לתיעוד שתי מטרות: הוא מחזיר למשתתפים ולמשפחות את החוויה שאפשר לקחת הביתה, והוא נותן לרשות המזמינה חומר איכותי לדיווח לציבור ולקידום ההפקה הבאה. החומרים מועברים למזמין בסיום, ומשמשים גם את הפרסום שלנו בקהילות שאנחנו מנהלים.

פרסום ושיווק האירוע

הפרסום והשיווק נעשים בכלל הפלטפורמות המובילות, ובנוסף דרך הקהילות שאנחנו מנהלים: האורנג׳ בול והגולדן גול, קהילות הסטריטבול והכדורגל מהגדולות בישראל. השילוב הזה מביא לאירוע גם את שחקני העיר וגם שחקנים מכל הארץ. הקמפיין נבנה יחד עם תוכנית המיתוג ועם לוח הזמנים של האירוע, וכולל את חומרי הפרסום, את ההפצה ואת ניהול ההרשמה של המשתתפים מרגע פתיחתה ועד סגירת הרשימות. ההרשמה מנוהלת על ידינו, כך שהרשות המזמינה מקבלת אירוע מלא בלי לנהל את הקהל בעצמה.

מיתוג אירוע ספורט

תוכנית המיתוג נבנית לפני האירוע וממשיכה אל תוך המתחם: שם האירוע והלוגו שלו, החומרים הדיגיטליים והמודפסים, שילוט הזירה, החולצות והפרסים מדברים כולם בשפה אחת. הגרפיקאים שלנו מתאימים את המיתוג לזהות של הרשות או של הארגון המזמין ולקהל היעד, ומייצרים מתחם שנראה כמו אירוע דגל בכל צילום שיוצא ממנו. מיתוג עקבי הוא גם מה שמקל בהמשך על גיוס המשתתפים ועל הצגת האירוע לשותפים, מפני שהוא נותן להפקה שם וזהות ולא רק תאריך ביומן.

המיתוג בולט במיוחד בטורנירי הסטריטבול העירוניים, וזה כל מה שהפקנו בהם:

הפקת אירועי כדורסל

טקס סיום, גביעים ומדליות

האירוע נסגר בטקס: הכרזת המנצחים, חלוקת גביעים, מדליות ופרסים ודברים של נציגי הרשות ושל השותפים. הטקס מופק כחלק מהיום ולא כתוספת בסופו, עם זירה מוכנה, הגברה, מיתוג וצילום שמלווה את העלייה לבמה. הפקנו גם טורנירי הנצחה ואירועים לזכר נופלים בשיתוף המשפחות והרשויות, וטקסים כאלה נבנים ברגישות ובכבוד הראויים. בסיום מקבל המזמין את התיעוד ואת סיכום התוצאות, והמשתתפים יוצאים מהמתחם עם החוויה ועם מה שלקחו איתם הביתה.

הטקס סוגר גם כל אולימפיאדה ויום ספורט שהפקנו:

יום ספורט לבית ספר